Emlak ofisleri için WhatsApp bot ve CRM

Emlak ofisinde WhatsApp neden tek başına yetmiyor?

Emlak müşterisi ilanı bir portalda ya da Instagram’da görüyor ve çoğu zaman ilk olarak WhatsApp’tan yazıyor. Mesaj danışmanın kişisel telefonuna düşüyor, cevap danışmanın o gün ne kadar meşgul olduğuna bağlı kalıyor. Ücretsiz WhatsApp Business uygulamasının karşılama mesajı «size döneceğiz» demekten öteye geçmiyor; adayı CRM’e yazmak, portföyden ilan seçmek ya da takvime bakmak için WhatsApp Business API gerekiyor.

İkinci sorun sahiplik. Adaylar danışmanların telefonunda ve not defterinde durduğunda, ofis müşteri listesinin sahibi olmuyor. Kurduğumuz sistemde WhatsApp numarası, konuşmalar ve CRM kayıtları ofisin adına açılıyor; danışman değişse de müşteri geçmişi yerinde kalıyor. API ile uygulama arasındaki farkı ve Meta’nın mesaj ücretlerini WhatsApp chatbot yazımızda ayrıntılı anlattık.

Bir ilan sorusunun CRM’e düşmesi: örnek akış

1. Müşteri bir ilan için WhatsApp’tan yazıyor ve ilan numarasını paylaşıyor.
2. Bot ilanın durumunu söylüyor, ardından bütçe, bölge, oda sayısı ve satın alma ya da kiralama zamanını soruyor.
3. Cevaplar CRM’e kaydoluyor; aday ilgili bölgeden sorumlu danışmana atanıyor.
4. Bot kriterlere uyan iki üç ilanı daha gönderiyor ve yer görmek isteyip istemediğini soruyor.
5. Müşteri «evet» derse danışmanın takviminden bir saat seçiyor; randevudan bir gün önce konumla hatırlatma gidiyor.
6. Yer gösterme sonrası danışman CRM’e kısa notunu yazıyor; dönüş bekleyen adaylar için hatırlatma oluşuyor.

Fiyat pazarlığı, kredi, tapu ya da vatandaşlık gibi konularda bot cevap vermiyor; konuşmayı danışmana devrediyor. Bu konularda yanlış bir cümle ofise pahalıya mal olabilir, bu yüzden botun sınırlarını sizinle birlikte yazıyoruz.

Ne zaman n8n, ne zaman özel sistem?

Tek ofis ve «form, CRM, WhatsApp mesajı» gibi sabit adımlar için n8n ile kurulan bir entegrasyon yetebiliyor. Birden fazla şube, danışman bazında atama kuralları ve portföy eşleştirmesi gerekiyorsa özel otomasyon sistemi daha uygun. İkisinin farkını n8n mi, özel otomasyon mu yazımızda karşılaştırdık.

Satış ekipleri için CRM deneyimimiz: Leadana

Emlak danışmanları gibi satış ekipleri adayları onlarca ayrı araçtan topluyor; takip, komisyon ve raporlar ise her biri başka bir yerde duruyor. Leadana projesinde bu sorunu çözen bir satış ve CRM platformu geliştirdik: adaylar botlardan, Instagram DM’den, landing page’lerden, SMS’ten ve Excel’den tek çekirdeğe düşüyor, satış döngüsü komisyon ödemesine kadar otomatik ilerliyor ve yapay zeka asistanı hunideki kayıp noktasını gösteriyor.

Emlak ofisiniz için kuracağımız sistem bu kadar büyük olmak zorunda değil; çoğu ofis WhatsApp botu ve CRM ile başlıyor. Adaylar sitenizden de geliyorsa filtreli ilan sayfaları ve formlar için emlak ofisleri için web tasarım sayfamıza bakın. Tüm paketler yapay zeka otomasyonu sayfamızda.

Kurulumdan önce ofisinizde neyi hazırlamalısınız?

Botun cevapları, ona verdiğiniz bilgiler kadar doğru. İhtiyaç analizi toplantısından önce şunları bir belgede toplamanız işi hızlandırıyor:

• Portföyünüzü nerede tuttuğunuz: bir yazılım, bir tablo ya da ilan portalındaki hesabınız.
• Hangi danışmanın hangi bölgeden ya da satılık ve kiralık tarafından sorumlu olduğu.
• Müşterilerin en sık sorduğu on soru ve sizin verdiğiniz cevaplar: aidat, depozito, komisyon, tapu masrafı.
• Botun asla söz vermemesi gereken konular: fiyat indirimi, kredi onayı, vatandaşlık.
• Yer gösterme saatleriniz ve hafta sonu kimin çalıştığı.

İlk ay konuşmaları birlikte inceliyor, botun ekibe devretmek zorunda kaldığı soruları bilgi tabanına ekliyoruz. Aylık raporda konuşma sayısını, cevapsız kalan soruları ve CRM’e kaydedilen adayları görüyorsunuz. İlk 3 ay destek ücretsiz.