WhatsApp chatbot ile sipariş ve randevu almak

WhatsApp chatbot nedir, ne yapar?

Türkiye’de müşteriler bir işletmeye ulaşmak için çoğunlukla WhatsApp’ı seçiyor: menüyü soruyor, sipariş veriyor, randevu istiyor. Mesajlar mesai dışında, yoğun saatte ya da hafta sonu geldiğinde cevapsız kalıyor ve müşteri bir sonraki işletmeye yazıyor. WhatsApp chatbot bu mesajları sizin adınıza karşılıyor:

• Menü, fiyat, adres ve çalışma saati gibi sık sorulara saniyeler içinde cevap veriyor.
• Siparişi adım adım alıyor, tutarı hesaplıyor ve mutfağa ya da depoya iletiyor.
• Takviminizdeki boş saatleri sunuyor, randevuyu kaydediyor ve bir gün önce hatırlatıyor.
• Bilmediği bir soru geldiğinde ya da müşteri isterse konuşmayı ekibinizden birine devrediyor.

Yapay zekalı bir chatbot, müşteri “yarın akşam iki kişilik yer var mı” ya da “saç boyası kaç para” gibi serbest cümleler yazsa da anlıyor. Cevaplarını yalnızca sizin onayladığınız bilgilerden veriyor; listede olmayan bir fiyatı uydurmuyor, konuşmayı size aktarıyor.

WhatsApp Business uygulaması mı, API mi?

Meta’nın iki ürünü var ve ikisi sık karıştırılıyor:

Business uygulamasındaki karşılama mesajı “Merhaba, size en kısa sürede döneceğiz” demekten öteye geçmiyor. Siparişi kaydetmek, takvime bakmak ya da CRM’e yazmak için API’ye ihtiyacınız var. API’ye Meta’nın kendi Cloud API’si üzerinden ya da Meta’nın yetkilendirdiği bir sağlayıcı (BSP, Business Solution Provider) aracılığıyla bağlanıyorsunuz; bunun için bir Meta Business hesabı ve WhatsApp’a bağlı olmayan ya da API’ye taşınacak bir telefon numarası gerekiyor.

WhatsApp’tan sipariş nasıl alınır?

Bir restoran için tipik akış şöyle:

1. Müşteri “Merhaba, sipariş vermek istiyorum” yazıyor ya da Instagram’daki WhatsApp düğmesine dokunuyor.
2. Chatbot menüyü kategorilere ayrılmış bir liste olarak gönderiyor.
3. Müşteri ürünleri seçiyor; chatbot ekstraları soruyor ve tutarı hesaplıyor.
4. Chatbot adresi ve ödeme yöntemini soruyor: kapıda nakit, kapıda kart ya da ödeme bağlantısı.
5. Sipariş mutfak ekranına ya da yazıcıya düşüyor, müşteriye tahmini süre gidiyor.
6. Sipariş yola çıktığında müşteriye otomatik bir durum mesajı gidiyor.

Müşteri WhatsApp’tan çıkmıyor, siz de siparişi telefonda tekrar tekrar sormuyorsunuz. Sipariş kayıtları CRM’e de gidiyorsa hangi müşterinin ne sıklıkla sipariş verdiğini görebiliyorsunuz; bunun için CRM nedir yazımıza bakın.

Bu akışı yapay zeka otomasyonu hizmetimizde WhatsApp Business API ile kuruyoruz: müşteri WhatsApp’tan çıkmadan kataloğu görüyor, sipariş veriyor ve siparişini takip ediyor. Mesaj sayısı arttıkça bu otomasyonun değeri de artıyor. Instagram içerik üretimi yaptığımız Haj Baba Restoran o kadar doldu ki önceden rezervasyon şart oldu; bu yoğunlukta her mesaja elle yetişmek zorlaşıyor.

WhatsApp’tan randevu nasıl alınır?

Klinik, kuaför ve güzellik merkezlerinde chatbot takvime bağlanıyor. Müşteri hizmeti ve günü yazıyor; chatbot o gün için boş saatleri listeliyor, müşteri birini seçiyor ve randevu takvime işleniyor. Randevudan bir gün önce chatbot bir hatırlatma şablonu gönderiyor ve “Geliyorum” ya da “Saati değiştir” düğmeleri sunuyor. İptal edilen saat takvimde yeniden boşa çıkıyor. “Saati değiştir” diyen müşteriye chatbot yeni saatleri sunuyor; resepsiyondaki çalışanınız gün boyu telefonla hatırlatma yapmak zorunda kalmıyor ve son dakika boşalan saatleri başka müşterilere verebiliyorsunuz.

İranlı hastaları olan klinikler için chatbotu Farsça da cevap verecek şekilde kuruyoruz; müşteri hangi dilde yazarsa o dilde cevap alıyor.

WhatsApp Business API ücretli mi? 24 saat kuralı

Meta, 1 Temmuz 2025’ten beri WhatsApp Business Platform’u mesaj başına ücretlendiriyor. Ekim 2026 itibarıyla kurallar şöyle:

• Müşteri hizmeti penceresi: Müşteri size her yazdığında 24 saatlik bir pencere açılıyor. Bu pencerede gönderdiğiniz serbest (şablonsuz) mesajlar ücretsiz.
• Şablon mesajlar: Pencere kapandıktan sonra yalnızca Meta’nın onayladığı şablonlarla yazabiliyorsunuz ve teslim edilen her şablon ücretli.
• Şablon kategorileri: pazarlama (kampanya, indirim), utility yani hizmet bildirimi (sipariş durumu, randevu hatırlatması) ve kimlik doğrulama (tek kullanımlık kod). Fiyat kategoriye ve alıcının ülke koduna göre değişiyor.
• Pencere içindeki utility şablonları ücretsiz.
• Reklamdan gelen müşteri: Müşteri bir “WhatsApp’a tıkla” reklamından ya da Facebook sayfanızdaki düğmeden yazdıysa ve 24 saat içinde cevap verirseniz 72 saatlik bir ücretsiz pencere açılıyor; bu sürede şablonlar da ücretsiz.

Chatbotun cevaplarının çoğu müşteri yazdıktan hemen sonra gittiği için ücretsiz pencereye düşüyor. Ücret ödediğiniz mesajlar genellikle hatırlatmalar, ertesi gün gönderilen sipariş bildirimleri ve kampanyalar. Türkiye için güncel şablon fiyatlarını Meta’nın WhatsApp fiyatlandırma sayfasındaki tablolardan kontrol edin; bir BSP üzerinden bağlanıyorsanız onun hizmet ücreti de ekleniyor.

Meta’nın kuralları: izin ve yapay zeka

Meta’nın mesajlaşma politikası, bir kişiye WhatsApp’tan yazmadan önce ondan izin (opt-in) almanızı istiyor. İzin metni, kişinin sizden mesaj almayı kabul ettiğini ve işletmenizin adını açıkça söylemeli. Site formunda, sipariş sırasında ya da kasada imzalı bir formla alabilirsiniz; ayrıntılar Meta’nın izin alma sayfasında.

Meta’nın WhatsApp Business Platform şartları, ana ürünü genel amaçlı bir yapay zeka asistanı olan şirketlerin platformu bu amaçla kullanmasını kısıtlıyor. İşletmenizin sipariş, randevu ve müşteri hizmetleri için kurduğu yapay zekalı chatbot bu kapsamın dışında; yine de chatbotu kendi hizmetlerinizle sınırlı tutun ve her zaman bir çalışana devir seçeneği bırakın.

WhatsApp konuşmaları ve KVKK

Chatbotun kaydettiği ad, telefon, adres ve sağlık bilgisi gibi veriler kişisel veri. Bir kliniğe yazılan şikayet ve tedavi bilgisi sağlık verisi; KVKK madde 6’ya göre özel nitelikli veri sayılıyor ve daha sıkı kurallara tabi. Dört noktaya dikkat edin:

• Chatbotun ilk mesajında kısa bir bilgilendirme ve aydınlatma metninizin bağlantısı olsun.
• WhatsApp ve yapay zeka servisleri verileri yurt dışında işliyor; bunu aydınlatma metninizde yazın ve yurt dışı aktarım kurallarına uyun.
• Kampanya şablonları ticari elektronik ileti sayılıyor: önce onay alın ve onayları İYS’ye kaydedin.
• Konuşma kayıtlarını ne kadar saklayacağınızı belirleyin ve panelde yalnızca ilgili çalışanların görmesini sağlayın.

Aydınlatma metni ve açık rıza farkı için Web siteniz için KVKK yazımıza, örnek metin için Gizlilik ve KVKK sayfamıza bakabilirsiniz.

Chatbot kurmadan önce neleri hazırlamalısınız?

Chatbotun cevapları, ona verdiğiniz bilgiler kadar doğru. Kuruluma başlamadan önce şunları bir belgede toplayın:

• Güncel menü ya da hizmet listesi, fiyatlarıyla birlikte
• Çalışma saatleri, resmî tatillerdeki durum ve teslimat bölgeleri
• Müşterilerin en sık sorduğu on soru ve sizin verdiğiniz cevaplar
• Randevu süreleri: hangi hizmet kaç dakika sürüyor, aynı saatte kaç müşteri alabiliyorsunuz
• Konuşmayı devralacak çalışanlar ve hangi saatlerde müsait oldukları
• Chatbotun asla söz vermemesi gereken konular: indirim, garanti, teşhis

Chatbotun işe yarayıp yaramadığını nasıl ölçersiniz?

İlk ay üç rakama bakın: mesajlara ilk cevap süresi, chatbotun ekibe devretmek zorunda kaldığı konuşmaların oranı ve chatbot üzerinden alınan sipariş ya da randevu sayısı. Devredilen konuşmalarda tekrar eden soruları bilgi tabanına ekledikçe oran düşüyor. Bu rakamları her ay panelden birlikte inceliyor, cevapsız kalan soruları bilgi tabanına ekliyoruz.

WhatsApp chatbot kurmak ne kadar tutar?

Asar’da sipariş, randevu ya da destek için WhatsApp asistanı 45.000 TL’den başlıyor ve 3 ila 5 hafta sürüyor. Aynı chatbotun sitenizde ve Instagram DM’de de cevap vermesini istiyorsanız akıllı chatbot paketi 60.000 TL’den, 3 ila 6 hafta. Aylık destek ve iyileştirme 7.500 TL’den. Meta’nın mesaj ücretlerini, sunucu ve yapay zeka modeli (API) ücretlerini ayrıca, maliyetine yansıtıyoruz. Chatbot ve otomatik formlar hızlı ve müşteri adayı getiren bir sitede daha iyi çalışıyor; siteniz yavaşsa web tasarım hizmetimize de bakın.

Özet

WhatsApp chatbot için Business uygulaması yetmiyor, WhatsApp Business Platform gerekiyor. Müşteri yazdıktan sonraki 24 saatteki cevaplar ücretsiz; hatırlatma ve kampanya gibi şablon mesajlar ise teslim başına ücretli. Başlamadan önce menünüzü ya da hizmet listenizi, çalışma saatlerinizi ve sık gelen on soruyu yazın; chatbotu bu bilgilerle kuruyoruz. WhatsApp dışında otomatikleştirebileceğiniz işler için yapay zekayla otomatikleştirilebilecek 7 iş yazımıza bakın.

Sık sorulan sorular